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將零碎時間整合起來,才是提高效率最有效的方法

最近有位小伙伴咨詢說自己想要提高工作效率,但用了各種方法效果都不太好。

通過了解后發現,他最主要的問題就是時間太過于零碎,沒有完整的整塊時間。正在做一件事情的過程中,經常會被各種信息或者是同事來打斷,這樣注意力是無法集中的,效率也就是最差的。

想要提高工作效率,就要讓自己的時間變得不那么零碎,最終形成整塊的時間,在整塊的時間里再來集中注意力,這樣效率才能有所改善。那具體如何將零碎的時間整合起來呢?

減少消息打擾

首先第1個先要減少各類消息的打擾。

來看看你上班時間里經常收到哪些消息提醒?有微信消息,QQ消息,以及新郵件提醒等。當正在做一件事情中,只要收到這些消息,大部分人都會不自覺的點進去看看,當前正在做的事就會形成中斷。

只看不操作,時間短還好說,但如果是需要花時間去回復的,再回過頭來繼續剛才的事,注意力就會銜接不上,這樣就會浪費一定的時間,本來一整塊的時間也被分割成了好多零碎的。

所以,首先建議這類消息不要隨時回復,要固定一個時間段來集中回復。可以每天固定三個時間段,早上上班時,下午上班時,還有晚上下班時。固定時間段來集中回復,就可以減少受消息影響而形成的中斷,也能讓注意力更集中一些。

這樣做就會有人擔心會錯過重要的信息,那就可以在微信QQ上備注一下,郵件上設置一個自動回復,說明自己會在什么時間段內來回復,同時留下自己的電話,如有急事可以打電話。真有特別重要的事,聯系不上你肯定會給你打電話的,不打電話就是不緊急的,也不需要擔心了。

剛開始都會不習慣,但持續一段時間,和每個人說明白,別人也就會習慣了。

減少同事打擾

第2個就是要減少同事的打擾,這就需要學會拒絕。

一說到拒絕,很多人會不好意思,總覺得拒絕別人不太好,會影響同事之間的關系。其實這些擔心是完全沒必要的。

同事之間都是有分工的,目的也是為了把同一件事做好,只要你能夠說清楚,別人也會理解的。同時自己也要做到盡量少打擾別人,并且要說話算數,這樣別人也會更接受你。

正在做一件事情中,同事來打斷你咨詢另外一件事情了,這個時候你可以和他說明白你正在做什么事情,這個事情為什么是比較重要的,必須要在什么時間完成,和這些相比,那他的事就并不是最緊急的了,這樣他也就能夠理解你了。同時要說明,你什么時間會有空,到時候再去找他,再來詳細了解他的事。到了那個時間,不管你做的事有沒有完,都要給他一個回復。

說好等做完現在的事,11點后聯系他,等到11點,不管你當前的事有沒有做完,都要給他一個回復。事情還沒有完,那說明大概還需要多長時間,然后再重新約個時間;事情已經完成了,那就去主動聯系他,來詳細看他說的事。

只要你能做到說話算數,下次你再說幾點以后再說,別人也能夠答應你。如果每次都是說完以后沒有任何的消息,再拒絕別人也不會信你了。

明確自由時間

通過上面兩個方法,已經是可以減少大量的中斷,從而形成整塊時間。但還有一種情況是因為工作性質,無法拒絕這些中斷情況。像我之前是一個中層管理者,每天早上需要和其它各個部門溝通,還需要參加各種會議的,這個時間段想要減少打擾是不太可能的,但是到了下午,就沒有這些事了。

所以,接下來還需要根據你的工作性質來統計一下工作中,哪些時間是可以由自己安排的,哪些是不能自己安排的。

不能自由安排得盡量減少,能自由安排得盡量減少打擾,這樣整塊時間就會多一些。在整塊時間里面集中注意力,一次只做一件事,這樣效率才會高一些。

以上就是減少零碎時間的一些方法,你對此有何看法,歡迎留言。

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